מדיניות פרטיות ושמירת מידע

1. כללי

Rootina ("האפליקציה", "אנחנו") היא מערכת לניהול ידע וקליניקה למטפלי רפואה משלימה, המופעלת על ידי נועה חכים (עוסק זעיר מס' 212170740, ישראל). מדיניות זו מסבירה איזה מידע נאסף, כיצד אנו משתמשים בו, עם מי הוא משותף, כמה זמן הוא נשמר ומהן זכויותיך. המדיניות היא חלק בלתי נפרד מתנאי השימוש, והשימוש באפליקציה מהווה הסכמה לה.

2. תפקידים - מי אחראי על המידע

לגבי נתוני המטופלים שאת/ה כמטפל/ת מזין/ה למערכת (פרטים אישיים, תיעוד קליני, מדדים, קבצים, שאלונים) - אתה בעל/ת השליטה במאגר (Data Controller) ואחראי/ת לקבל את ההסכמות הנדרשות ממטופליך, לקיים כלפיהם את חובת היידוע ולנהוג בהתאם לדין החל עליך. Rootina פועלת כמחזיק / מעבד מידע (Processor) בשמך ומאחסנת את המידע בעבורך, בהתאם לנספח עיבוד המידע שבתנאי השימוש.

לגבי נתוני החשבון שלך (שם, דוא"ל, פרטי עסק, מנוי) - Rootina היא בעלת הבקרה.

3. איזה מידע נאסף

• פרטי חשבון: דוא"ל, שם מלא, סוג משתמש (מטפל/סטודנט), מגדר, טלפון ופרטי עסק שתזין/י.
• בהתחברות באמצעות חשבון Google או Apple - נקבל מספק הזהות את כתובת הדוא"ל והשם לצורך יצירת החשבון וזיהויו בלבד.
• תמונת פרופיל (אבטר), אם תעלה/י.
• נתוני מטופלים שתזין/י: פרטים אישיים, אנמנזה ותיעוד קליני, מדדים, תורים, מרשמים/פורמולות, שאלונים, קבצים מצורפים והקלטות מפגש שאושרו על ידי המטופל/ת (ככל שתופעל ההקלטה).
• האוסף המקצועי שלך: חומרי גלם ופורמולות.
• נתוני מנוי וחיוב: מסלול וסטטוס מנוי. פרטי אמצעי התשלום נמסרים ישירות לספק הסליקה - Polar ברכישה באתר, או Apple ברכישה מתוך אפליקציית ה-iOS - ואינם נשמרים אצלנו.
• מסמכי חשבונאות שהופקו למטופליך דרך חשבון "חשבונית ירוקה" שלך ופרטי החיבור אליו (מוצפנים).
• נתוני שימוש תפעוליים: יומן ביקורת (מי שינה/צפה במה ומתי), כתובת IP, נתוני שימוש אנונימיים (ראו סעיף 6), העדפות ממשק (שפה, מצב כהה) הנשמרות באחסון המקומי של הדפדפן ואסימון התראות (push) של המכשיר אם התקנת את אפליקציית ה-iOS ואישרת התראות.

4. כיצד אנו משתמשים במידע

• לאספקת השירות: ניהול מטופלים, יומן, אוסף, פורמולות, שאלונים, תזכורות ומסמכי חיוב.
• לגביית דמי המנוי ולניהול חשבונך.
• לאבטחה ולתיעוד (יומן ביקורת) לצורך עמידה בדרישות שמירת רשומות.
• לאיתור תקלות, לתמיכה ולשיפור השירות.
• איננו מוכרים מידע ואיננו עושים בו שימוש פרסומי.

5. תתי-מעבדים - ספקי משנה ומיקומי עיבוד

השירות נעזר בספקי תשתית מקצועיים. כל ספק מקבל אך ורק את המידע הנדרש לתפקידו, מחויב להגנת המידע בהסכמי עיבוד, והעברות אל מחוץ לישראל נעשות בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס"א-2001. הרשימה המעודכנת:

• Supabase (שרתים באיחוד האירופי - פרנקפורט, גרמניה) - מסד הנתונים, האימות ואחסון הקבצים (תשתית הליבה).
• Vercel (ארה"ב) - אירוח האפליקציה והשרת.
• Google Cloud - Vertex AI (שרתים באיחוד האירופי) - עיבוד בינה מלאכותית לפי בקשתך: עוזר מקצועי, זיהוי טקסט במסמכים, תמלול הכתבה, חילוץ טקסט מקבצים וסיכומי מפגשים (ראו סעיף 7). בהתאם לתנאי Google Cloud, התוכן אינו משמש לאימון מודלים.
• Anthropic (Claude) (ארה"ב) - עיבוד בינה מלאכותית משני (איתור שמות בוטניים וגיבוי לזיהוי טקסט), תחת הסכם עיבוד מסחרי וללא אימון על התוכן.
• Soniox (שרתים באיחוד האירופי) - תמלול הקלטות מפגש, ככל שתופעל ההקלטה בחשבונך.
• PostHog (שרתים באיחוד האירופי) - נתוני שימוש ואיתור תקלות (ראו סעיף 6).
• Resend (ארה"ב) - שליחת הודעות דוא"ל מהמערכת (אימות, הזמנות, תזכורות).
• sms4free (ישראל) - שליחת הודעות SMS למטופלים בשמך.
• Meta - WhatsApp Business Cloud API (ארה"ב) - שליחת הודעות WhatsApp למטופלים בשמך (תזכורות, אישורי תורים וקישורים), ככל שערוץ WhatsApp מופעל. מועברים מספר הטלפון של המטופל/ת ותוכן ההודעה בלבד.
• Apple (ארה"ב) - רכישת מנוי מתוך אפליקציית ה-iOS (In-App Purchase), ככל שתבחר/י לרכוש שם; פרטי התשלום נמסרים ל-Apple בלבד, ואנו מקבלים ממנה רק את סטטוס המנוי.
• Telegram - ערוץ תפעול פנימי של צוות Rootina (התראות תפעוליות ופניות שנשלחו דרך "צור קשר"). לא מועבר אליו מידע על מטופלים.
• חשבונית ירוקה / morning (ישראל) - הפקת מסמכי חשבונאות דרך החשבון שלך.
• Polar - סליקת דמי המנוי ברכישה באתר (Merchant of Record); מקבל את פרטי התשלום ישירות ממך.

הוספה או החלפה של ספק מהותי תעודכן בעמוד זה (והגרסה תעודכן בהתאם).

6. נתוני שימוש ואיתור תקלות (אנליטיקה)

אנו אוספים נתוני שימוש ושגיאות באמצעות PostHog (שרתים באיחוד האירופי) כדי להבין אילו מסכים בשימוש ולאתר תקלות. לפני כל שליחה פועל מנגנון סינון אוטומטי שמסיר פרטים מזהים ותוכן רפואי - שמות, טקסט קליני ותכני טפסים אינם נשלחים לאנליטיקה. איננו משתמשים בעוגיות פרסום או במעקב בין-אתרי.

7. בינה מלאכותית

• הסכמה מפורשת: לפני השימוש הראשון בכלי ה-AI האפליקציה מבקשת את אישורך המפורש לשיתוף התוכן עם ספקי ה-AI המפורטים בסעיף 5. ללא אישור שום תוכן אינו נשלח אליהם וכלי ה-AI אינם פועלים (העוזר, קריאת טקסט ממסמכים, מילוי אוטומטי של נתוני חומרי גלם, הכתבה ותמלול); שאר האפליקציה פועלת כרגיל, ואת מה שהכלים ממלאים אפשר להזין ידנית. אפשר לבטל את האישור בכל עת בהגדרות ← פרטיות.
• עוזר ה-AI: כששואלים שאלה במסך "מטפל AI", הטקסט והקשר הרלוונטי מהאוסף שלך נשלחים לספק מודל השפה לצורך מתן התשובה בלבד.
• כלי עיבוד: זיהוי טקסט במסמכים (OCR), תמלול הכתבה קולית, חילוץ טקסט מקבצים ותמלול מפגשים מוקלטים - התוכן שנבחר מעובד אצל הספק לצורך הפעולה בלבד.
• אנו ממזערים פרטים מזהים ככל האפשר (מנגנון השמטה אוטומטי לתעודות זהות, טלפונים וכתובות דוא"ל), אולם תוכן חופשי שתשלח/י לעיבוד עשוי לכלול פרטים מזהים.
• בהתאם לתנאי ה-API בתשלום של הספקים, התוכן אינו משמש לאימון המודלים שלהם.
• תוצרי ה-AI הם כלי עזר בלבד ואינם ייעוץ רפואי.

8. אבטחת מידע

אנו מיישמים את תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017 ברמת האבטחה החלה על המערכת: כל הנתונים מאוחסנים עם הרשאות ברמת השורה (RLS) - כל משתמש/ת ניגש/ת אך ורק לנתונים של עצמו/ה; התקשורת מוצפנת; פרטי חיבור לשירותי חשבונאות מוצפנים גם במסד הנתונים; אימות דו-שלבי (2FA) הוא חובה בכל חשבון - באמצעות אפליקציית אימות, מפתח גישה (Passkey, למשל Face ID) או כניסה עם Apple (ש-Apple מחייבת בה אימות דו-שלבי בחשבון ה-Apple עצמו); בנוסף פועלים ניתוק אוטומטי מחוסר פעילות ויומן ביקורת מלא של הפעולות הרגישות. אף אמצעי אבטחה אינו מושלם, אך אנו נוקטים באמצעים מקובלים ומעדכנים אותם באופן שוטף.

9. זכויותיך

• גישה ותיקון: צפייה ועריכה של נתוני החשבון והמטופלים בכל עת בתוך האפליקציה.
• ניידות (ייצוא): הורדת כל הנתונים שלך כקובץ Excel או JSON דרך הגדרות ← נתונים.
• מחיקה ("הזכות להישכח"): מחיקת החשבון וכל המידע הנלווה - ראו סעיף 11.
• מטופל/ת המבקש/ת לממש זכויות עיון, תיקון או מחיקה יפנה/תפנה אל המטפל/ת (בעל/ת השליטה במאגר); המערכת מעמידה למטפל/ת את הכלים לכך.

10. מדיניות שמירת וגריעת מידע

• נתוני חשבון ומטופלים נשמרים כל עוד החשבון פעיל, כדי לאפשר לך המשכיות טיפולית ועמידה בחובת שמירת רשומות החלה עליך כמטפל/ת.
• עם מחיקת החשבון, כל נתוני המטופלים, הקבצים, הפורמולות, השאלונים ויומן הביקורת שלך נמחקים לצמיתות (ראו סעיף 11).
• הקלטות מפגש הן זמניות: קובץ השמע נמחק מיד עם היווצרות התמלול; נשמר הטקסט בלבד.
• באחריותך לשמור עותק/ייצוא של רשומות שאתה מחויב/ת לשמור על-פי דין לפני מחיקת החשבון.
• גיבויים תפעוליים מוצפנים עשויים להישמר לתקופה קצרה ומוגבלת ולאחריה נמחקים במחזור הגיבויים.

11. מחיקת חשבון ומידע

ניתן למחוק את החשבון וכל המידע הנלווה דרך הגדרות ← חשבון ← מחיקת חשבון. הפעולה דורשת אימות סיסמה ואישור, והיא בלתי הפיכה. עם המחיקה נמחקים: הפרופיל, המטופלים והתיעוד הקליני, התורים, המדדים, הקבצים, הפורמולות, חומרי הגלם, השאלונים, שיחות ה-AI ויומן הביקורת. מומלץ לייצא את הנתונים לפני המחיקה. הסבר מלא זמין גם בעמוד מחיקת חשבון.

12. אחסון מקומי (עוגיות)

אנו משתמשים בעוגיות הכרחיות לשמירת ההתחברות (סשן), וכן באחסון מקומי בדפדפן לשמירת העדפות ממשק (שפה, מצב תצוגה). איננו עושים שימוש בעוגיות פרסום.

13. יצירת קשר

לשאלות בנושא פרטיות או למימוש זכויותיך, ניתן לפנות אלינו בדוא"ל support@rootina-app.com או דרך הגדרות ← צור קשר בתוך האפליקציה.